Etykieta listów biznesowych: wymagania i zasady sporządzania

Opis i podsumowanie etykiety listu biznesowego do czytania za darmo online.

Etykieta listu biznesowego

W dzisiejszych czasach tradycyjny system korespondencji biznesowej przeszedł radykalne zmiany. Dzięki nowoczesnym środkom komunikacji i tempem życia litery docierają do adresata niemal błyskawicznie. Ponadto często stają się integralną częścią procesów biznesowych. Jednak brak czasu na przeczytanie długich i mylących komunikatów o intensywnie działającej produkcji, a ponadto w sferze stosunków międzynarodowych, często wyklucza możliwość pełnego uwzględnienia propozycji ich autorów.

W związku z tym, każdy menedżer i jego protokół lub usługa PR ma pilną potrzebę poprawy kultury pisania biznesowego: musisz mieć możliwość wyboru typu litery lub odpowiedzi, która jest odpowiednia dla danej sytuacji, zastosować odpowiednie formuły językowe, być w stanie edytować własne teksty, działać jako projektant i korektor tak, aby wysłana litera miała pożądany efekt. Rzeczywiście, jak dobrze tekst komunikatu jest dokładny, piśmienny i "politycznie poprawny" dodatkowo, na jakim papierze jest napisany, w jakiej kopercie i jak został wysłany, sukces rozwiązywania konkretnych problemów będzie w dużej mierze zależał od pracy przedsiębiorstw, instytucji i instytucji edukacyjnych. ale także relacje między krajami.

Dlatego postawiliśmy sobie za cel opublikowanie książki w stylu współczesnego "pisarza", który codziennie i co godzinę pomagałby wszystkim osobom zaangażowanym w orbitę międzynarodowych stosunków kompetentnie i sprawnie komponować listy biznesowe i odpowiednio wysyłać swoje wiadomości zarówno w Rosji, jak i za granicą.

Mamy nadzieję, że nasza kolejna edycja serii "Biblioteka Dyplomatów" przyniesie czytelnikom praktyczne korzyści.

Dyrektor Generalny Państwowego Przedsiębiorstwa Unitarnego "Inpredservice"

Gatunek epistolarny istnieje od czasów starożytnych. Z biegiem czasu zmieniły się tylko materiały, na których pisali znaki, obrazy i listy. Na przykład w Rosji często używano kory brzozowej, a także desek, na których wykonano wycinków banknotów. Nazywano je "nosem", z którego pochodzi wyrażenie "zakopcie cię w nosie". Nawiasem mówiąc, płyta z wycięciami mogła zostać opuszczona do wody, jako rodzaj korespondencji.

Pisali na kory brzozowej i deski, ściskając i wycinając litery drewnianymi, kośćmi i żelaznymi kijami, które nazywano "pisaniem". Nie jest wykluczone, że taka "technologia" została wymyślona, aby pomóc niepiśmiennych kupcom, którzy mieli jakoś naprawić swoje transakcje finansowe, powodując kary. Rozszyfrowano je, licząc liczbę nacięć - "pałeczki". Takie urządzenia były szeroko rozpowszechnione nie tylko w Rosji, ale także w średniowiecznej Europie, gdzie było też pełno analfabetów.

Najstarszy scenariusz uważany jest za wschodni. W starożytnym Egipcie pisali na początku na wszystkich gładkich powierzchniach, na ścianach, na płaskich kamieniach, a nawet na naczyniach. W Sumeru i Babilonie szeroko stosowano gliniane tabletki. Następnie na Wschodzie pojawił się papirus i pergamin, a po nich, począwszy od XV wieku, papier. Tak więc list i materiały do niego są bardzo ściśle związane z geograficzną, klimatyczną i biologiczną strefą ludzkiego zamieszkania.

Z literatury starożytnej wiadomo, że nawet w tamtych czasach istniała etykieta pisania listów. Tak więc, na przykład, zdecydowano, aby rozpocząć list nie nazwą adresata, ale nazwą nadawcy, po którym następuje powitanie połączone z przyjemnymi życzeniami, a dopiero potem tekst samej wiadomości.

Zwykła forma listu używanego w naszych czasach, jak również zapieczętowane koperty, zaczęły być używane tylko w latach dwudziestych XIX wieku w Anglii, a w połowie tego samego wieku zaczęły obowiązywać znaczki pocztowe.

Nie ma znaczenia co, ale przez cały czas ludzie próbowali wyrazić swoje myśli i rozwiązać pilne problemy z życiem za pomocą listów, przy pomocy których wymieniano informacje i przygotowywano różne propozycje. Jeśli chodzi o formuły lingwistyczne, styl i odmiany korespondencji, sposoby pisania listów i pracy z nimi - wszystko to zostało stworzone i udoskonalone na przestrzeni wieków.

Nie bez ciekawości. Na przykład za panowania Iwana Groźnego nie było nikogo, kto ośmieliłby się wypowiedzieć przeciwko królowi. Jedynym wyjątkiem był metropolita moskiewskiego Filipa. Często pisał listy do cara, w którym ostro potępiał opriczninę i zniewagi popełnione przez opriczników. Te wiadomości przed królem dementowały, że nazwał je "listami filkiny", pokazując jego lekceważący stosunek do ich treści i osobiście do metropolity.

Aby uczyć rosyjskich biurokratów poprawnego pisania, na początku XVIII wieku zaczęto publikować "urzędników" - zbiory próbek dokumentów. Poprzednikami "urzędników" byli "formalności", znani na Zachodzie w VII wieku i pojawili się w Rosji nie później niż w XV wieku. Zawierały one próbki konstrukcji dokumentów według określonego wzorca, wzorzyste zestawy fraz i wyrażeń, które były integralną częścią formalnej etykiety i odzwierciedlały oficjalne relacje. Inny typ wczesnych pisarzy - "titulniki", zawierający informacje o tym, jak nagrać pełny tytuł królewski. Kolor papieru, który mógłby być niebieski, pomarańczowy, płowy i inne, autorzy urzędnika powinni ostrożnie wybierać, aby nie ulegać wyrzutom za brak smaku.

Wymagania dotyczące pisma ręcznego były wystarczająco wysokie. Dziś nie jesteśmy jedynymi, którzy starają się uczyć nowoczesnych rosyjskich biurokratów, którzy są przyzwyczajeni do smsów i e-maili, do pisania literackich liter. Z tego powodu istnieje masa literatury i podręczników praktycznych. Niestety, w większości z nich nie ma próbek optymalnych wzorców pisania i użycia standardowych wzorów, które pozwalają w najdokładniejszy sposób oddać istotę litery, wybrać odpowiedni ton, pozdrowić go grzecznie i pożegnać się poprawnie.

Uważa się, że najlepszymi mistrzami gatunku epistolarnego są dyplomaci, których słowo, a ponadto "napisane piórem", powinno zawsze brzmieć precyzyjnie i jasno. Dlatego byłbym szczególnie szczęśliwy, gdyby uznał tę książkę za przydatną.

Klasyfikacja listów biznesowych

Listy biznesowe są oficjalnymi dokumentami używanymi do rozwiązywania różnych problemów pojawiających się w procesie komunikacji biznesowej, a także licznych problemów operacyjnych. Ponadto, w formacie listów biznesowych, gratulacje i podziękowania można wysyłać lub przekazywać w imieniu kierownictwa przedsiębiorstw, instytucji, organizacji, w tym misji dyplomatycznych i konsularnych. W tym przypadku listy i listy podziękowań od szefów władz publicznych są utożsamiane z nagrodami.

Wiele książek referencyjnych dzieli listy biznesowe według ich cech funkcjonalnych na dwie grupy:

✓ pisma wymagające odpowiedzi (pismo z zapytaniem, list motywacyjny, pismo odwoławcze, pismo z propozycją itp.),

✓ listy, które nie wymagają pisma z odpowiedzią (ostrzeżenie, wezwanie, zaproszenie itp.).

Jednak ogólnie przyjęte zasady protokołów, które są obowiązkowe nie tylko dla dyplomatów i urzędników, ale również dla wszystkich pracowników, wymagają obowiązkowej odpowiedzi na wszystkie otrzymane listy (z wyjątkiem listów kołowych i listów motywacyjnych, a także notatek ustnych).W ten sposób nie tylko są oni informowani o ich otrzymaniu, ale także wyrażają podziękowanie za zaproszenie i potwierdzenie uczestnictwa lub nieuczestniczenia w wydarzeniu, a także akceptację lub brak zgody na przypomnienie lub nieuzasadnione ostrzeżenie.

Według cech strukturalnych Listy biznesowe są podzielone na:

✓ standardowy, opracowany według określonej regulacji zgodnie z tematem i napisany w formie standardowych struktur składniowych,

✓ chronione prawem autorskim, pisane w sposób autorski i uwzględniające charakter adresata.

Według tematu Listy biznesowe są podzielone na:

✓ działalność gospodarcza, nawiązanie stosunków gospodarczych, prawnych i finansowych z partnerami,

✓ komercyjne, które zajmują się kwestiami logistyki i sprzedaży, zobowiązaniami gwarancyjnymi itp.

Zgodnie z formą wyjazdu Listy biznesowe są podzielone na:

✓ koperty wysyłane kurierem lub pocztą

✓ faks, wysłany faksem,

✓ elektroniczny, wysłany e-mailem.

W takim przypadku dozwolone jest wysyłanie wiadomości na kilka adresów jednocześnie. Jednakże, zgodnie z ogólnie przyjętymi standardami etykiety, litery przeznaczone do jednoczesnego wysyłania na kilka adresów mogą być tylko kołowe, towarzyszące lub w formie wiadomości przeznaczonych dla szerokiego grona osób, a także w formie komunikatów prasowych dla mediów.

Co to jest etykieta

Zanim zaczniesz mówić o liście firmowym, musisz najpierw pamiętać, jaka jest etykieta. Jest to ustalony porządek zachowań w społeczeństwie, zbiór manier i zasad tak zwanego dobrego tonu, który każdy inteligentny, wykształcony człowiek musi przestrzegać, aby nie być znanym jako nieuporządkowany. Te historyczne zasady są integralną częścią społeczeństwa.

Pisanie kultury: ogólna charakterystyka

Kultura pisania odnosi się oczywiście nie tylko do pisania biznesowego. Istnieje wiele rodzajów i sposobów komunikacji pisemnej. Wszystkie są różne, każdy ma swoją własną charakterystykę, ale są pewne wspólne cechy. Wśród nich są następujące:

poleganie na znormalizowanym języku książki z założeniem słownika nie książki,
użycie złożonej składni
ustalony szyk wyrazów w zdaniu,
wyraźna struktura tekstu
wysoka umiejętność czytania i pisania.

Etykieta listów biznesowych

Kiedy możemy zostać poproszeni o napisanie listu biznesowego? Oczywiście, jeśli prowadzimy jakąkolwiek działalność z organizacjami i / lub osobami. To, co piszemy do naszych partnerów, współpracowników, klientów, sposób, w jaki przygotowujemy nasz list, stanie się twarzą naszej firmy i przedstawi nas w korzystnym świetle lub w niezbyt dobrym. O ile, oczywiście, nie jesteśmy kompetentni w zakresie etykiety pisania listów biznesowych. Aby nie stracić twarzy, musisz nauczyć się następujących trików. Nawiasem mówiąc, przydatna jest również taka wiedza, ponieważ najmniejszy błąd, drobna niespójność z przepisami może przekształcić list firmowy w niekompetentnego z prawnego punktu widzenia.

Specyfika relacji biznesowych

Zanim powiemy bezpośrednio o etykiecie listów biznesowych, należy zrozumieć, w jaki sposób relacje biznesowe różnią się ogólnie, co charakteryzuje je, jakie są ich cechy. Główną cechą relacji zawodowych jest nieobecność (pełna lub prawie całkowita) w tych relacjach osobistego odcienia. Zasadą jest, że w pracy każdy z nas jest niezwykle gromadzony, spokojny, uprzejmy - prawie nikt nie będzie tańczył z tamburynem, ani nie wykonuje innych czynności w sposób logiczny w towarzystwie przyjaciół, ale raczej niedorzeczny dla środowiska pracy. Dotyczy to zresztą nie tylko aktów, ale i emocji - możesz pozwolić sobie na śmiech lub uśmiech, a nawet lekką manifestację gniewu, ale homeryczny śmiech, histeria, łzy i podobne rzeczy wyglądają zupełnie niewłaściwie, wszystko to dotyczy tylko emocji w pracy. W pracy zwykle używamy masek, demonstrując umiejętności, konsekwencję i opanowanie.

Komunikacji biznesowej nie można ukończyć, kiedy chce. Partner biznesowy lub klient nie zrozumie, czy w trakcie ważnego spotkania nagle wstajemy i opuszczamy publiczność. Nie możesz zignorować rozmówcy, nie możesz odpowiadać na połączenia lub listy. Wszystkie te cechy razem pomagają lepiej zrozumieć, jaka powinna być etykieta mowy pisania biznesowego.

Wymagania ogólne

Pierwszą rzeczą, na którą zwracamy uwagę przy otrzymywaniu listu, jest papier. Zgodnie z wymogami etykiety firmy, papier musi być zawsze czysty i nie może być w żaden sposób pomięty. Adresaci wiadomości będą mieli najlepsze wrażenie na temat organizacji, jeśli list okaże się zapisany na papierze firmowym. Pierwsza strona nie jest numerowana, a pozostałe cyfry arabskie są odłożone.

Jest jeszcze jeden bardzo ważny punkt w etykiecie korespondencji biznesowej. Pisanie w biznesie oznacza wysoki poziom piśmienności i brak błędów ortograficznych. Dlatego, jeśli istnieją luki w znajomości gramatyki rosyjskiej, zaleca się, aby nie spieszyć się z wysłaniem korespondencji, ale ponownie sprawdzić ją pod kątem możliwych niedociągnięć.

Ogólnym zaleceniem dotyczącym zarówno papieru, jak i poczty elektronicznej jest chęć nieużywania złożonych struktur w mowie pisemnej - jest to właściwe tylko w dokumentach prawnych. Nie używaj skrótów - tylko ogólnie akceptowane. Ale w normie etykiety biznesowej znajduje się wiele znaczków i argotów - profesjonalny żargon. Cały dokument przechowywany jest w oficjalnym stylu biznesowym.

Kolejny ważny punkt, który czytamy z listu: powinien być tak uprzejmy i przyjazny jak to tylko możliwe. Żadna z tych nietaktów, chamstwa nie wchodzi w rachubę. Ponadto pismo firmowe sugeruje specyfikę, wyraźne określenie ich myśli.

Jeśli adresat nie mówi po rosyjsku, tekst wiadomości powinien być napisany w jego języku lub w międzynarodowym języku angielskim. Nawiasem mówiąc, taki dokument powinien być napisany tylko po jednej stronie arkusza, a drugi powinien pozostać czysty.

Sporządzając dokumenty, należy upewnić się, że nie ma żadnych transferów. Sam tekst musi być napisany w odstępach półtora lub dwóch, z marginesem dwóch centymetrów w lewo.

List firmowy ma swoją wyraźną, specjalną strukturę. Jednocześnie nie ma jednolitego standardu dla dokumentów papierowych: różne firmy mogą mieć swoje własne odmiany. Przylegają tylko do pewnej kompozycji części listu: muszą koniecznie mieć "czapkę", powitanie, główną część i pożegnanie. Nie zapomnij o osobistym podpisie na końcu listu.

Nawiasem mówiąc, tak zwane kadrowanie wiadomości - początkowe i końcowe frazy - nazywane są ramką etykiety. Pomaga ustalić właściwą relację z adresatem. Ponadto zasady etyki listów biznesowych i przykłady ich pisania demonstrują użycie różnych komunikatów mowy w wiadomościach (które zostaną omówione później).

Istotnym niuansem projektu listu biznesowego pozostaje prawidłowo zastosowana apelacja. Przed rewolucją w naszym kraju apel był "sir" lub "madam": uważano go za uniwersalnego, tak zwanego nikogo. Teraz nie ma takiego uniwersalnego odwołania, chociaż często w listach biznesowych pojawia się słowo "pan" lub "madam" - utraciwszy wcześniejszą popularność, stopniowo powraca do codziennego użytku. Może to być skierowane do partnera biznesowego, urzędowego, ale nie do klienta lub współpracownika.

Najbardziej powszechny i powszechny jest obecnie uznawany za "Drogie" lub "Szanowny Panie", ale w rzeczywistości tak nie jest. W podobny sposób, na przykład, nie można zwrócić się do tzw. VIP-ów - szczególnie ważnych osób, które są uważane za prezesów, burmistrzów, prezydentów. W takim przypadku będziesz musiał zacząć swój list od apelu "Szanuj" (inna opcja - "Szanuj").

Jeśli wiadomość jest adresowana do kilku osób jednocześnie, a wszyscy są przedstawicielami tego samego zawodu, właściwe byłoby zastosowanie takiego traktowania jak "Drodzy koledzy" (w przypadku, gdy wszyscy odbiorcy są kobietami, dozwolone jest pisanie "Drogie panie", jeśli mężczyźni - wtedy "Kochani". panowie ") Jeśli list zostanie wysłany na adres jednej osoby, zabronione jest używanie imienia lub nazwiska. Jest to dopuszczalne tylko w powyższym przypadku (gdy adresat jest grupą osób) lub podczas interakcji z osobą prawną.

Jeśli chodzi o ukończenie wiadomości, należy pamiętać: jest ona nie mniej ważna niż początek. Na końcu listu wyrażana jest nadzieja na dalszą współpracę, zaufanie do bezpiecznego i / lub szybkiego rozwiązania problemu i tym podobne. W tym miejscu nie należy również wskazywać na trudności, które miały miejsce wcześniej - na przykład opóźnienie odpowiedzi lub jej brak. Wyrażenia te są uważane za negatywne znaki etykiety listów biznesowych i są uważane za niechęć do kontynuowania związku, a także brak szacunku dla rozmówcy. Ważne jest, aby zrozumieć, że jest to niedopuszczalne.

E-mail: etykieta biznesowa

Druga możliwa wersja korespondencji - przez e-mail. Tutaj także jest wiele jego funkcji. Tak więc, na przykład, jeśli adresat otrzymuje wiadomość po raz pierwszy, konieczne jest rozpoczęcie od przedstawienia własnej firmy, opisującej jego działania, z możliwymi zadaniami do wykonania. W trakcie długiej korespondencji konieczne jest zachowanie historii przeszłych listów, na podstawie których tworzona jest każda kolejna wiadomość.

Pierwsza litera musi oczywiście zawierać powitanie i adres. W razie potrzeby, w razie potrzeby, można szybko odrzucić odwołanie (w razie potrzeby). W komunikacji online wielu nie uważa za konieczne umieszczanie znaków interpunkcyjnych, a także pisanie bez wielkich liter. W etykiecie biznesowej e-mail jest to niedozwolone.

Rozmiar wiadomości e-mail nie powinien być zbyt duży - z reguły jest on o połowę mniejszy od papierowego odpowiednika. W tym samym przypadku, jeśli duża ilość informacji jest wymagana, aby poinformować adresata, w treści listu należy podać tylko krótką notatkę towarzyszącą, a sam materiał powinien być załączony jako załącznik z Wordem lub jakimkolwiek innym plikiem - taka jest etykieta listu biznesowego za pomocą poczty elektronicznej. Przykładem takiego przesłania może być: "Dzień dobry, drogi panie Iwanow! Przesyłamy Ci próbki naszych broszur reklamowych. Możesz je przeczytać w załączniku ... ".

Co do podpisu, to musi być. Możesz subskrybować na końcu każdej litery, a możesz podpisać automatycznie, który zostanie umieszczony automatycznie. Ta opcja jest często używana przez przedstawicieli dużych firm. Podpis musi zawierać imię, nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, miejsce pracy. Powinien być zaprojektowany w taki sposób, aby zmieścił się w nim siedemdziesiąt znaków i nie zajmuje więcej niż pięć lub sześć linii.

Muszę powiedzieć kilka słów na temat odpowiedzi na wiadomość. Etykieta biznesowa wiadomości e-mail oznacza odpowiedź na wiadomość w ciągu dwóch dni - nic więcej. Jeśli potrzebujesz więcej czasu, powinieneś powiadomić rozmówcę. Odpowiedź na wszystkie wiadomości utrzymuje reputację firmy lub przedsiębiorcy. Aby dokładnie wiedzieć, czy list dotarł do adresata, możesz skorzystać z funkcji powiadomienia o potwierdzeniu - potwierdzenie dostawy pojawi się automatycznie. Ponadto nie jest zabronione wykonywanie połączenia testowego.

Formuły mowy lub stereotypy

Klisze, formuły głosowe, znaczki mowy - cokolwiek powiesz, ale nadal będzie integralną częścią korespondencji biznesowej. Z kursu szkolnego pamiętamy, że klisze nazywane są wyrażeniami stabilnymi. Nie ma ich zbyt wielu:

Żal można wyrazić następującymi zwrotami: "Niestety, nie mamy możliwości się zgodzić ...", "Z przykrością informujemy ...", "Niestety, jesteśmy zmuszeni zgłaszać ..." i tak dalej.
Wdzięczność wyrażają takie zwroty jak: "Pozwól mi wyrazić swoją wdzięczność ...", "Dziękuję ...", "Biorąc pod uwagę twój wkład ...".
Możesz zaprosić adresata do wydarzenia za pomocą pieczątek: "Mamy zaszczyt zaprosić Cię ...", "Mamy nadzieję na Twoją zgodę ...", "Z przyjemnością Cię zapraszam ...", "Z przyjemnością Cię zobaczymy ..." i tym podobne.
Możesz uzupełnić literę frazami: "Czekamy na nowe pomysły od ciebie ...", "Życzymy ci sukcesów ...", "Mamy nadzieję na dalszą owocną współpracę ...".

Złote zasady korespondencji biznesowej

Wszystkie funkcje i zalecenia dotyczące prowadzenia korespondencji biznesowej mogą być określone w kilku zasadach. Krótka etykieta listu biznesowego jest następująca:

Korzystanie z powitania i osobistych odwołań, z wyjątkiem przypadków, gdy nie jest to konieczne.
Każda litera wymaga odpowiedzi. Przy interakcji elektronicznej czas reakcji nie powinien przekraczać czterdziestu ośmiu godzin. Jednak odpowiedź powinna zostać napisana tylko po uważnym rozpatrzeniu.
Jeśli to możliwe, musisz powiadomić adresata o otrzymaniu od niego pisma. Możesz również określić czas odpowiedzi na wiadomość.
Podpis na końcu papierowej litery, napisany na komputerze i wydrukowany, musi być złożony ręcznie. Wydrukowany podpis lub, co gorsza, pieczęć na jego miejscu jest oznaką braku szacunku i złego smaku.

Częste błędy w korespondencji handlowej

Istnieje kilka pozornie drobiazgów, które mogą jednak stać się śmiertelne w przypadku komunikacji biznesowej. Często to właśnie te małe rzeczy prowadzą do zerwania wzajemnie korzystnych relacji, zakończenia transakcji i innych nieprzyjemnych rzeczy. Musisz poznać wroga osobiście!

Nie możesz pisać (i dzwonić też!) Do pracy po godzinach! Jak często, nie chcąc być cierpliwym do rana, przeszkadzamy naszym partnerom, klientom, kolegom o dziewiątej, dziesiątej, a nawet jedenastej wieczorem. Wydaje nam się, że w nocy wszystko zniknie, zapadnie się, zapadnie i nie będzie możliwe uratowanie sytuacji. A te rzadkie okazy, które są w stanie utrzymać się do rana, z jakiegoś powodu, uważają, że szósta rano to pora na rozmowę. W końcu, jeśli nie śpię, nikt nie śpi. Niestety, takie zachowanie jest po prostu irytujące i zwraca się przeciwko nam.
Było to już pośrednio wspomniane, ale jednak - nie może być żadnej znajomości! Komunikacja w pracy odbywa się wyłącznie na "Ty" (z wielką literą, oznacza to - uprzejmość i szacunek).
Nadmierna wymiana uprzejmości również może zaszkodzić. Po pierwsze zajmuje cenny czas, a po drugie, wygląda trochę denerwująco i nudno. Nie musisz być gorliwy.

Książki o etykiecie lub co czytać

W dzisiejszych czasach jest tyle literatury, że czasem podbiegają oczy. Jest też wystarczająco książek dla kultury wypowiedzi, w tym pisania.

Tych, którzy chcą się kształcić w tym zakresie, można doradzić w następujących pracach: "Etykieta listu firmowego" Olega Davtyana, "Kultura języka pisanego" Tatiany Degterewy, "Etykieta listu rosyjskiego" Natalii Formanovskiej i Alli Akishiny, "Etykieta biznesowa" Eleny Ber, "Etykieta rosyjskiej mowy" Natalii Formanovskaya i wiele innych.

Interesujące fakty

Wymogi etykiety listu biznesowego obejmują użycie wykrzyknika na końcu odwołania w celu podkreślenia problemu lub osoby.
Wezwanie do adresata pokazuje bliższą i bardziej utrwaloną relację, a nazwisko podkreśla dystans.
Etykieta listów biznesowych w Rosji charakteryzuje się wyrównaniem płci, ponieważ większość zawodów ma często charakter męski.

Przestrzeganie zasad prowadzenia korespondencji biznesowej nie jest tak trudne, bo nie tak bardzo. Pamiętaj o nich - mała nauka. Ale w oczach tych wokół ciebie, osoba, która posiada etykietę listów biznesowych, zawsze będzie wykształcona i kulturalna, z którą jest przyjemnie się zajmować.

Wysyłanie dobrej pracy w bazie wiedzy jest proste. Skorzystaj z poniższego formularza.

Studenci, absolwenci, młodzi naukowcy, którzy korzystają z bazy wiedzy w swoich badaniach i pracy będą Ci bardzo wdzięczni.

Wysłany http://allbest.ru

W ciągu ostatniej dekady e-mail stał się być może jednym z najpopularniejszych sposobów komunikacji biznesowej. Dziś dość trudno jest znaleźć osobę, która nie używa poczty elektronicznej w swojej praktyce komunikacji międzykulturowej i międzykulturowej. I nie jestem wyjątkiem. To już 15 rok mojego codziennego dnia pracy od sprawdzania poczty elektronicznej. Skanując spojrzeniem adresy i tematy przychodzących wiadomości, decyduję, które litery przeczytać, a które usunąć bez otwierania. Czytając liczne e-maile, doszedłem do wniosku, że niestety bardzo niewiele osób ma pojęcie o zasadach etykiety e-mailowej. Ale muszą być szanowane, inaczej ryzykujemy nieumyślnie powodując niedogodności, zakłopotanie, a nawet nieumyślnie obrażając tego, kogo piszemy. Nie zapominaj, że nasza poczta jest wskaźnikiem naszego profesjonalizmu.

Co należy zwrócić uwagę na każdego użytkownika? W tym artykule sformułowano 19 zasad opartych na moim wieloletnim doświadczeniu w korespondencji z zagranicznymi i rosyjskimi kolegami, a także doświadczeniach innych użytkowników poczty e-mail.

1. Po utworzeniu wiadomości e-mail wypełnij wszystkie pola

Ogólnie rzecz biorąc, struktura biznesowego adresu e-mail może być reprezentowana w następujący sposób:

1. Adres i imię nadawcy.

2. Adres odbiorcy.

5. List składający się z pozdrowienia, głównego tekstu listu, wniosku i podpisu.

2. Adres i imięnadawcapowinien być rozpoznawalny

Jeśli dana osoba czeka na Twój list, to w kolumnie "Od" będzie szukał twojego nazwiska, z którym się zapoznałeś podczas spotkania z nim lub adresu e-mail podanego w wizytówce. Na przykład, gdy uruchamiam skrzynkę pocztową, w kolumnie nazwa nadawcy zawsze wpisuję moje imię i nazwisko. Robię to, ponieważ sam, widząc różne pseudonimy i pseudonimy w kolumnie "Od", ostrożnie otwieraj te listy: co, jeśli w tym liście jest spam, a nawet gorzej - wirus? Na przykład, nigdy nie otworzę listu z adresem [email protected], chyba że, oczywiście, nie wiem od kogo to jest. Dlatego w przypadku korespondencji biznesowej wskazane jest posiadanie adresu e-mail zawierającego prawdziwe imię i skrót organizacji, na przykład [email protected]. Największe zaufanie wzbudza adres zawierający twoje prawdziwe imię i nazwisko organizacji w nazwie domeny, na przykład [email protected].

3.Pamiętaj, aby wypełnić kolumnę "Tematlitery

Przedmiot listu jest szczególnym wymogiem listu. Jego obecność znacznie ułatwia pracę z e-mailem. Przypomnij sobie przeglądanie listy tematów listów przed podjęciem decyzji o przeczytaniu listu lub bez otwierania wyślij go do kosza. Los listu bardzo często zależy od jego przedmiotu, zwłaszcza jeśli nazwisko i adres nadawcy nic nie mówią. Dlatego pamiętaj, aby dowiedzieć się, jak zrobić to poprawnie: powinien przyciągać uwagę odbiorcy, być krótkim - nie więcej niż 50 znaków - i na temat. Im prostsze, bezpośrednio lub kusząco temat twojego listu zabrzmi, tym bardziej prawdopodobne jest, że twój list zostanie odczytany i będzie miał odpowiedź.

Szczególną ostrożność należy zachować, aby myśleć o temacie, kiedy po raz pierwszy piszesz do kogoś. W końcu odbiorca, widząc nieznany mu adres i nazwisko, może pomyśleć, że to spam. Innym sposobem uzyskania odpowiedzi lub szansy na przeczytanie jest użycie nazwiska adresata w temacie. Na przykład "Dobry wieczór, Natalia!". Takie podejście zwiększy również prawdopodobieństwo czytania korespondencji. Ale list z tematem zawierającym frazę typu: "Ustawodawstwo pracy i aktualne problemy i stanowiska organów państwowych" lub "Zakupy z rabatami jest bardziej interesujący!" Lub "Czy możesz mnie z tym poradzić?" Bezpiecznie usunę bez czytania, ponieważ jest, najprawdopodobniej spam. W ten sam sposób zrobię to samo z listem wysłanym bez Podmiotu, ponieważ etykieta e-mailowa nie pozwala odpowiedzieć tym, którzy rażąco go naruszają.

O czym jeszcze należy pamiętać podczas pisania motywu? Przedmiotem listu jest czerwona nić całej wiadomości. Jeśli odpowiesz na czyjś adres e-mail, ale zmieni się podstawowa idea dialogu, odpowiednio zmień temat, a jeszcze lepiej zacznij omawiać nowe pytanie, tworząc nowy list, ponieważ zmiana tematu dyskusji bez zmiany tematu tego listu może prowadzić do zamieszania. i trudności.

4. IspUżyj Re: tylko do odpowiedzi.

Zazwyczaj po przeczytaniu wiadomości e-mail i chęci odpowiedzi, naciśniesz odpowiedni przycisk na ekranie monitora myszą, a otrzymasz formularz do komponowania odpowiedzi, w której będzie podany adres twojego rozmówcy, tekst jego listu, a także temat jego listu, przed którym oznacza "Re:". Należy pamiętać, że "Re:" jest skrótem angielskiego słowa "Reply:" lub "Response:" i oznacza "Moja odpowiedź na:". Etykieta biznesowa e-mail

Dlatego jeśli temat litery się zmienia, pamiętaj o usunięciu tego symbolu. I to wcale nie jest drobnostka, jak mogłoby się wydawać: "Re:" w połączeniu z nowym tematem będzie wyglądała głupio i będzie wprowadzać w błąd adresata, ponieważ mógłby pomyśleć, że otrzymał odpowiedź na list, którego nie napisał.

5. Wklej adresostatni odbiorca

Aby uniknąć przedwczesnego wysyłania, wpisz adres odbiorcy tylko wtedy, gdy list został napisany, zweryfikowany i gotowy do wysłania. Uważaj przy użyciu przycisku "odpowiedz": upewnij się, że wysyłasz list do wybranej osoby.

6. Pamiętaj, aby napisać powitanie składające się z słowa powitalnego i nazwy odbiorcy.przed głównym tekstem listu

Powitanie to krótkie zdanie, od którego należy rozpocząć pisanie. Niestety, niektórzy użytkownicy uważają, że powitanie w e-mailu nie musi być napisane, ponieważ jest to rzekomo bezsensowny relikt papierowej poczty, że nie zawiera żadnych istotnych informacji i zawiera tylko słowa na wezwanie. Jest to zasadniczo błędne. Powitanie przenosi informacje o wychowaniu osoby, która składa list. Chyba nie chcesz być uważany za nieuprzejmego i źle wychowanego. W takim przypadku postępuj zgodnie z zasadami etykiety e-mail.

Na powitanie skorzystaj z następującej formy odwołania: "Dzień dobry, drogi (wyróżniony) + imię i nazwisko, patronimik adresu" lub "Drogi (wyróżniony) + imię i nazwisko, patronimik adresu, witaj", a dopiero potem przejdź do celu twojej wiadomości. W Europie zwyczajowo odnosić się zawsze do "Szanowni Państwo" lub mniej formalnie, zwłaszcza jeśli znasz adresata, np. "Drodzy + Nazwisko", nawet jeśli adresat wcale nie jest drogi. W USA, gdzie tempo życia i korespondencja są bardziej intensywne, wiadomość e-mail zaczyna się od wiadomości składającej się z nazwy i krótkiego "Hi + name".

Należy pamiętać, że po rosyjsku wykrzyknik jest umieszczany po napisaniu w dowolnym gatunku korespondencji: w biznesie, prywatnym, urzędowym itp., Podczas gdy w języku angielskim we wszystkich tych gatunkach pojawia się przecinek, co często powoduje konflikt kultury. Anglicy są zakłopotani okrzykiem w listach napisanych przez Rosjan: "Drogi Johnie! Rosyjskojęzyczni ludzie są obrażani przecinkiem po nazwisku: nie szanują nas, wykrzyknik żałował, jakiego rodzaju "Droga Svetlana, "?! Tak, w języku rosyjskim wykrzyknik jest używany znacznie częściej niż po angielsku, co wskazuje na większą emocjonalność i, oczywiście, bardziej otwarty przejaw emocji. Ale nie powinieneś iść do skrajności i umieścić trzy (lub więcej) wykrzykników, ponieważ na końcu powitania będą one odbierane jako niewłaściwy krzyk i mogą urazić twojego adresata.

7.Popraw strukturę swojego listu

Ponieważ czytanie z ekranu monitora jest o wiele trudniejsze niż czytanie papieru, bardzo ważne jest prawidłowe ułożenie wiadomości e-mail.Podziel tekst na logiczne akapity i używaj kilku krótkich zdań zamiast zbyt długich zdań. Postaraj się, aby twoje zdania zawierały nie więcej niż 15-20 słów. Oddzielne akapity od siebie wcięte lub puste wiersze.

8.Bądź krótkii wyrazić zasadniczo swoje myśli

Główny tekst listu z pierwszego akapitu powinien przyciągać uwagę czytelnika nie mniej niż jego temat. Pamiętaj o ograniczonym czasie twojego potencjalnego czytelnika. Jego czas to jego pieniądze. Dlatego jest gotowy, aby pozbyć się ciebie tak szybko, jak to możliwe, to jest wysłać list do kosza. Nie marnuj czasu i przestrzeni na prezentację siebie i opowieść o tym, co robisz. W końcu on już cię zna, jeśli podał ci swój adres pocztowy. Rozpocznij od celu litery, powinno to być jasno określone w pierwszym zdaniu. Jeśli pierwsze zdania są sformułowane poprawnie, istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że odbiorca listu przeczyta je do końca.

W przeciwieństwie do wiadomości e-mail wiadomość e-mail jest przeznaczona do szybkiego przesyłania informacji, dlatego staraj się nie wysyłać długich wiadomości e-mail. Jeśli chcesz wysłać ważne informacje zawierające dużą ilość tekstu, lepiej zrobić krótki tekst towarzyszący w wiadomości e-mail i ułożyć informacje jako załącznik.

9. Jeśli zamierzasz wysłać załącznik, załóż go na samym początku

Załącz załącznik przed napisaniem listu. Ile razy otrzymałem list, którego celem było wysłanie załącznika, bez tego przywiązania? A potem przyszedł list od tego samego nadawcy z napisem "Ups, proszę!". Taka nieostrożność może nie wpływać w najlepszy sposób na reputację Twojej firmy.

10. Nie wysyłaj niepotrzebnych plików.

Pamiętaj: kiedy piszesz do kogoś po raz pierwszy, nie dołączaj żadnych załączników. Jeśli nadal wysyłasz załącznik bez zgody z odbiorcą, koniecznie napisz w treści listu, jaki to plik. W przeciwnym razie może się wydawać, że twoje przywiązanie jest wirusem, który został nieautoryzowany, i zniszczy go, nie czytając go, ponieważ otwarcie groźnego wirusa może być niebezpieczne. Nawiasem mówiąc, takie wirusy często zawierają spam.

Nie załączaj załączników o rozmiarze przekraczającym 5 MB, ponieważ taka nieprzyjemna sytuacja jest możliwa: w ciągu sekundy prześlesz plik na serwer pocztowy, a Twój adresat pobierze go na pełną godzinę. Oczywiście, w żaden sposób nie można wysłać tak dużych ilości bez porozumienia z odbiorcą.

11.Podczas pisania listu odpowiedzi odpowiedz nawszyscypytania do ciebie

Jeśli odpowiesz komuś na list, postaraj się odpowiedzieć na wszystkie zadawane pytania. Wydaje się to tak naturalne i zrozumiałe, ale jednak bardzo często okazuje się, że ludzie nie odpowiadają na niektóre z zadawanych im pytań. Z własnego doświadczenia wiem, że jest to jedna z najczęściej naruszanych zasad korespondencji elektronicznej. Milczenie pytania jest z twojej strony bardzo nieetyczne - w końcu inna osoba potrzebuje twojej odpowiedzi i czeka na nią, ale nie otrzymuje jej w liście. Jeśli odpowiedź jest trudna, napisz bezpośrednio. Po prostu nie zostawiaj niczego bez odpowiedzi, w przeciwnym razie rozmówca będzie musiał powtórzyć swoje pytanie, a ty nie unikniesz konieczności odpowiadania swoim milczeniem.

Jeśli piszesz do przyjaciela lub dobrego przyjaciela, możesz podać w liście oryginalną wiadomość w objętości wystarczającej do poprawnego przywrócenia kontekstu tej odpowiedzi, a pod każdym takim cytatem wpisz swoją odpowiedź na tę propozycję lub pytanie. Nie zapomnij w jakiś sposób oddzielić tekstu wiadomości od tekstu cytowanych liter, wtedy twoja odpowiedź będzie łatwiejsza do odczytania. Zazwyczaj do tych celów używany jest znak ">", chociaż nie jest to jedyna opcja. Jeśli odpowiesz na list firmowy, pozostaw cały stary tekst niezmieniony i napisz swoją odpowiedź powyżej.

12. Przed wysłaniem listu sprawdź pisownię,gramatyka i interpunkcja

To, że e-mail jest szybką metodą komunikacji, nie oznacza, że powinno być nieostrożne. Zbuduj swoje zdania bardziej kompetentnie pod względem pisowni i gramatyki. Jest to ważne nie tylko dlatego, że niepisany list może zepsuć wrażenie na twój temat, a także dlatego, że bardzo trudno jest odczytać tekst bez przecinków i kropek. A jeśli twój program ma opcję sprawdzania pisowni, dlaczego go nie używać?

13. Należy udzielić odpowiedzi na wiadomości e-mail.

E-mail to link do innych ludzi, a do tego odrobina uprzejmości nigdy nie boli. Zgodnie z zasadami etykiety, należy odbierać wiadomości e-mail, a czas odpowiedzi nie powinien przekraczać trzy dni. Pamiętaj, że jeśli nie odpowiesz na wiadomość e-mail w tym okresie, jest to wyraźna odmowa komunikacji. Jeśli potrzebujesz dłuższego czasu na odpowiedź na list, warto wyjaśnić powody opóźnienia. Po otrzymaniu pisma zawierającego załącznik upewnij się, że załącznik osiągnął i otworzył się normalnie.

Gdy otrzymujesz niezamówione wiadomości od nieznanych osób, nie możesz na nie odpowiedzieć. Można je usunąć bez czytania. Nie otrzymawszy odpowiedzi, korespondent musi zrozumieć cię poprawnie. Jeśli nie rozumie i wysyła powtarzany list, to on jest gwałcicielem etykiety, nie ty. Zwłaszcza, że niechciany list może okazać się spamem, a każda odpowiedź pozwala spamerowi zakładać, że kontakt został nawiązany. Po otrzymaniu niechcianego e-maila z załączonym plikiem usuń plik bez rozpakowywania: najprawdopodobniej jest on źródłem wirusa komputerowego.

14. Nie zawracaj sobie głowyszyć pokwitowanie

Zgodnie z zasadami etykiety e-mail oznaczenie "zawiadomienie o otrzymaniu / przeczytaniu" jest oznaką braku szacunku i nieufności wobec partnera, aw rezultacie może powodować jego irytację. Dlatego jeśli martwisz się, że list dotarł do adresata, lepiej zadzwoń do niego po wysłaniu wiadomości i sprawdź, czy list dotarł do niej, czy nie. Możesz również napisać następującą frazę po tekście głównej litery i przed podpisem: "Proszę o potwierdzenie odbioru listu zwrotnego lub pod numerami telefonów podanymi poniżej".

15. Nie piszwielka litera

Nie pisz całego tekstu wiadomości wielkimi literami, kilka słów podkreślonych w ten sposób podkreśli znaczenie tego miejsca. Jeśli piszesz wielkimi literami, wydaje się, że krzyczysz. Może to wywołać podrażnienie lub inne niechciane reakcje ze strony czytelnika.

16. Nigdy nie udostępniaj poufnych informacji przez e-mail.

Zachowaj szczególną ostrożność przy wysyłaniu numerów kart bankowych lub innych poufnych informacji w wiadomości e-mail. Pamiętaj, że e-mail może zostać przechwycony i wykorzystany na cele najemników. Nie zapominaj, że e-mail wysłany zawsze pozostanie w pamięci komputera.

17. Nie nadużywaj skrótów i wzorów emocjonalnych.

W biznesowym e-mailu staraj się nie używać skrótów takich jak BTW (nawiasem mówiąc) lub LOL (śmiech głośno), także tzw. Emotikonów ("uśmiechnięte twarze"). Są niewłaściwe w korespondencji biznesowej, zwłaszcza że twój adresat może nie znać ich znaczenia.

18. Na końcu listu koniecznie wpisz swój podpis.

Czasem są podpisane przez "Dział marketingu" lub "Personel mieszkalny na terenie kampusu", co powoduje pewne zamieszanie. Do kogo i jak się zwrócić w odpowiedzi na list? Po prostu "Hello" brzmi jak coś bezosobowego. Tak, i ja też wolę kontaktować się ze mną po imieniu. To jest podstawa przyjaznej komunikacji - zaufania. Zaufanie nie jest ostatnią cechą, która pomaga Tobie i Twojej firmie. Dlatego pamiętaj o umieszczeniu podpisu na końcu listu. Podpis to mały blok tekstu dodawany na końcu wiadomości, który identyfikuje Ciebie i zawiera twoje dane kontaktowe.Podpis krótki: nie więcej niż cztery lub siedem linii. Długa sygnatura zajmuje dużo miejsca i może być denerwująca. Podaj kilka możliwych sposobów skontaktowania się z Tobą (zwykle numery telefonu i faksu), a także link do strony internetowej Twojej firmy.

19. W razie wątpliwości nie wysyłaj listu.

Staliśmy się bezosobowi i ukrywaliśmy się za e-mailem, który zaczyna kontrolować nasze życie. Nie zauważamy, jak duża część naszej codziennej komunikacji odbywa się za pośrednictwem poczty e-mail, i ryzykujemy kompromisowe relacje, które możemy wzmocnić poprzez bezpośrednią komunikację lub rozmowę telefoniczną. Dlatego przed wysłaniem następnego e-maila pomyśl, czy może lepiej zadzwonić lub osobiście spotkać się ze swoim adresatem?

Wysłano na Allbest.ru

Podobne dokumenty

Podstawowe zasady pisania współczesnego listu. Etykieta pisania listu we współczesnym biznesie. Postawy wobec korespondencji w przeszłości, przykłady pisania listów w minionym stuleciu i współczesnym świecie. Rodzaje listów w naturze: biznes, przyjazny, uroczysty.

streszczenie [30,3 K], dodane 04.24.2010

Cechy i wartość etykiety biznesowej, jej podstawowe zasady: punktualność, takt, szacunek, ubiór. Zapoznanie się z międzynarodowymi standardami przygotowywania i wykonywania oficjalnych listów: szerokość pól, gramatyka, struktura dokumentu.

Egzamin [28,9 K], dodany 01.01.2011

Krótki opis głównych cech korespondencji biznesowej. Zasady tworzenia wiadomości e-mail. Korespondencja służbowa i osobista. Typografia e-mail, podstawowe zasady projektowania tekstu. Znaczenie zaimków, myślników i łączników w dokumencie.

streszczenie [24,7 K], dodane w dniu 21.02.2014

Rejestracja standardowej litery. Adres, data, odwołanie, koniec, podpis, wniosek. Specjalne mailingi. Cel listu. Tekst listu. Ogólne zasady. Kilka przykładów korespondencji biznesowej. List motywacyjny do umowy.

streszczenie [30,4 K], dodane 04/05/2003

Pojęcie i rodzaje etykiety biznesowej. Etyka i psychologia rozmów i negocjacji. Śniadanie biznesowe, lunch i kolacja. Funkcje komunikacji za pośrednictwem tłumacza. Miejsce oficjalnej korespondencji w ewidencji. Struktura listu zapytania. Rodzaje korespondencji biznesowej.

Egzamin [25,6 K], dodany 10/07/2013

Cechy etykiety mowy w komunikacji zdalnej, komunikacji przez telefon, Internet. Rodzaje rozmów telefonicznych. Jak zachowywać się wobec upartego klienta. Projekt, rozmiar i zasady pisania e-maila. Odpowiedz na e-mail.

streszczenie [29,7 K], dodane 12/21/2011

Funkcje i reguły dotyczące sporządzania listu ze złymi wiadomościami. Pisanie strategii: analiza grupy docelowej, wybór odpowiedniego kanału i sposoby rozpowszechniania informacji. Rodzaje listów z odmową. Sporządzanie pisemnych skarg.

test [46,7 K], dodany 14/11/2010

Korespondencja biurowa jako ważna część etykiety biznesowej. Ogólne wymagania dotyczące pisma biznesowego. Zasady międzynarodowej korespondencji. Wymagane atrybuty listu biznesowego. Typowe typy listów biznesowych. Korespondencja wewnątrzorganizacyjna, listy z gratulacjami.

streszczenie [855,8 K], dodane 19.06.2010

Pismo jako główne narzędzie korespondencji biznesowej między różnymi przedsiębiorstwami (organizacjami, instytucjami). Klasyfikacja liter według stylu i celu. Ogólne porady dotyczące prezentacji listu biznesowego. Etykieta oficjalnej komunikacji.

streszczenie [26,9 K], dodane 24 stycznia 2012 r

Pojęcie i forma etykiety biznesowej. Specyficzne cechy komunikacji biznesowej. Zasady korzystania z etykiety oznaczają. Formy adresów w korespondencji handlowej. Sytuacja mowy i standardowe narzędzia językowe. Skład i standard językowy listów biznesowych.

streszczenie [55,1 K], dodane 11/11/2010

Prace w archiwach są pięknie zaprojektowane zgodnie z wymaganiami uniwersytetów i zawierają rysunki, schematy, formuły itp.
Pliki PPT, PPTX i PDF są prezentowane tylko w archiwach.
Zalecamy pobranie pracy.